Dalam dunia bisnis, dokumentasi yang baik sangat krusial. Salah satu dokumen penting yang tak boleh diabaikan adalah surat tanda terima barang. Fungsinya vital untuk mencatat penerimaan barang secara resmi, baik dari pemasok maupun pihak lainnya. Contoh surat tanda terima barang yang tersusun secara tepat akan membantu memudahkan proses bisnis dan memperkuat bukti transaksi. Dalam tutorial ini, kami akan memandu Anda membuat surat tanda terima barang yang komprehensif dan memenuhi standar profesional.
Format Surat Tanda Terima Barang
Surat Tanda Terima Barang (STTB) merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai bukti penerimaan barang dari pihak pengirim kepada pihak penerima. Format STTB umumnya terdiri dari beberapa bagian penting, antara lain:
Kop Surat
Bagian ini berisi identitas perusahaan atau organisasi yang menerbitkan STTB, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo (jika ada).
Identitas Pihak Terkait
Bagian ini berisi informasi mengenai pihak pengirim dan pihak penerima barang, meliputi nama, alamat, dan nomor telepon.
Deskripsi Barang
Bagian ini berisi rincian barang yang diterima, seperti jenis barang, jumlah, satuan, dan spesifikasi lainnya yang diperlukan.
Tanggal dan Tanda Terima
Bagian ini berisi tanggal penerimaan barang dan tanda tangan pihak penerima sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik.
Komponen Wajib dalam Surat Tanda Terima Barang
Untuk menyusun surat tanda terima barang yang sah dan valid, terdapat beberapa komponen wajib yang harus dicantumkan. Berikut adalah tiga komponen utama yang harus dipenuhi:
1. Judul Surat
Judul surat yang jelas dan ringkas, seperti “Surat Tanda Terima Barang” atau “Bukti Penerimaan Barang”.
2. Isi Surat
Isi surat harus memuat informasi penting mengenai barang yang diterima, termasuk:
- Tanggal penerimaan barang
- Nama dan alamat pengirim barang
- Nama dan alamat penerima barang
- Jenis dan jumlah barang yang diterima
- Kondisi barang saat diterima (baik, rusak, atau hilang)
- Tanda tangan dan nama lengkap penerima barang
Dalam mendeskripsikan jenis dan jumlah barang yang diterima, usahakan untuk memberikan informasi yang spesifik dan jelas. Misalnya, jangan hanya menulis “10 buku”, tetapi berikan rincian tambahan seperti judul buku, jumlah halaman, dan ISBN.
3. Tanggal dan Tanda Tangan
Tanggal dan tanda tangan dari pihak penerima barang menunjukkan bahwa barang telah diterima pada tanggal tersebut dan oleh orang yang tertera tanda tangannya. Pastikan tanda tangan ditandatangani dengan tinta basah, bukan tanda tangan digital atau elektronik.
Contoh Surat Tanda Terima Barang Sederhana
Menulis surat tanda terima barang yang sederhana dan resmi membutuhkan langkah-langkah berikut:
1. Judul Surat
Tulis “Surat Tanda Terima Barang” di bagian atas surat dengan huruf besar.
2. Identitas Pihak yang Terlibat
Cantumkan nama dan alamat penerima barang, serta nama dan alamat pengirim barang.
3. Rincian Barang yang Diterima
Buat daftar barang yang diterima, termasuk jumlah, jenis, dan deskripsi singkat. Jika memungkinkan, sertakan nomor seri atau kode produk untuk setiap barang. Rincian barang ini harus ditulis dengan jelas dan akurat untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari. Tulis secara berurutan dan berikan nomor pada setiap barang yang terdaftar. Selain itu, cantumkan kondisi barang saat diterima, apakah dalam keadaan baik atau terdapat kerusakan yang perlu dicatat.
4. Tanggal Penerimaan
Tulis tanggal ketika barang diterima di bagian bawah surat.
5. Tanda Tangan
Penerima dan pengirim barang harus menandatangani surat sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik.
Contoh Surat Tanda Terima Barang Resmi
Surat Tanda Terima Barang (STTB) berfungsi sebagai bukti penerimaan barang dari pihak pengirim kepada pihak penerima. STTB resmi ditulis menggunakan gaya bahasa formal dan berisi informasi penting terkait barang yang diterima.
Cara Membuat STTB Resmi
**1. Kop Surat**
Sertakan kop surat perusahaan atau organisasi pembuat STTB pada bagian atas dokumen.
**2. Judul Surat**
Tulis “Surat Tanda Terima Barang” sebagai judul surat.
**3. Tanggal**
Cantumkan tanggal pembuatan STTB.
**4. Identitas Pihak**
Tulis identitas pihak pengirim dan penerima barang secara jelas dan lengkap, meliputi:
– Nama Perusahaan/Organisasi
– Alamat
– Nomor Telepon/Fax
– Nama dan Jabatan Penandatangan
**5. Detail Barang**
Jelaskan secara rinci barang yang diterima, meliputi:
– Nama barang
– Jumlah barang
– Satuan barang
– Kondisi barang
**6. Tanda Tangan**
Sertakan tanda tangan pihak pengirim dan penerima barang sebagai bentuk pengesahan.
Contoh STTB Resmi
**Kop Surat**
**PT Maju Jaya**
Jl. Sudirman No. 123, Jakarta Pusat
Telp: (021) 12345678
Fax: (021) 87654321
**Surat Tanda Terima Barang**
Tanggal: 2023-03-01
**Kepada Yth.**
PT Cahaya Abadi
Jl. Merdeka No. 456, Bandung
**Dengan hormat,**
Dengan ini kami menyatakan telah menerima barang dari PT Cahaya Abadi pada tanggal tersebut di atas, dengan rincian sebagai berikut:
– Nama Barang: Komputer Desktop
– Jumlah Barang: 10 Unit
– Satuan Barang: Buah
– Kondisi Barang: Baik
Barang telah kami periksa dan diterima dalam kondisi baik. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
**Pihak Pengirim,** **Pihak Penerima,**
(Tanda Tangan) (Tanda Tangan)
**Nama:** Budiman **Nama:** Andi
**Jabatan:** Manager Logistik **Jabatan:** Kepala Gudang
Sebagai sintesis, contoh surat tanda terima barang menyediakan panduan komprehensif untuk membuat dokumen sah yang mengonfirmasi penerimaan barang. Tutorial ini menguraikan langkah-langkah yang jelas dan ringkas, memungkinkan pengguna untuk menghasilkan surat yang komprehensif dan sesuai dengan standar hukum. Dengan mengikuti instruksi yang diberikan, pengguna dapat dengan mudah membuat surat tanda terima barang yang berfungsi sebagai bukti resmi transaksi dan melindungi kepentingan semua pihak yang terlibat. Mengingat pentingnya mendokumentasikan penerimaan barang, panduan ini sangat berharga bagi individu dan bisnis yang ingin memastikan akuntabilitas dan transparansi dalam transaksi mereka.