Menulis surat dinas pendek adalah keterampilan penting dalam dunia profesional. Surat dinas yang efektif harus ringkas, jelas, dan profesional. Pada artikel ini, kami menyajikan panduan langkah demi langkah untuk membuat contoh surat dinas pendek yang efektif. Kami akan membahas berbagai jenis surat dinas, serta elemen penting yang harus disertakan dalam setiap surat. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan dapat menulis surat dinas pendek yang memenuhi kebutuhan komunikasi profesional Anda dengan baik.
Surat Permohonan
Surat permohonan adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk menyampaikan permohonan atau permintaan kepada pihak lain. Dalam penulisan surat permohonan, gunakanlah bahasa yang formal dan sopan serta struktur penulisan yang jelas dan sistematis. Surat permohonan umumnya terdiri dari beberapa bagian, yakni:
Kop Surat
Kop surat memuat identitas lembaga atau organisasi yang mengajukan permohonan. Bagian ini biasanya terletak di bagian atas surat dan berisi informasi seperti nama lembaga, alamat, nomor telepon, dan logo (jika ada).
Nomor Surat
Nomor surat berfungsi sebagai identitas resmi surat dan digunakan untuk memudahkan pencatatan dan pengarsipan. Nomor surat biasanya terdiri dari kode lembaga, tahun pembuatan surat, dan nomor urut surat.
Tanggal Surat
Tanggal surat menunjukkan waktu pembuatan surat. Penulisan tanggal surat harus menggunakan format yang baku, yaitu dd/mm/yyyy.
Lampiran
Bagian lampiran digunakan untuk mencantumkan dokumen atau berkas tambahan yang disertakan bersama surat permohonan.
Perihal
Bagian perihal berisi ringkasan singkat mengenai maksud dan tujuan penulisan surat permohonan.
Alamat Tujuan
Alamat tujuan surat permohonan adalah pihak yang dituju, baik itu individu maupun lembaga.
Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan untuk memulai surat permohonan dan biasanya diawali dengan kata “Yang Terhormat”.
Isi Surat
Bagian isi surat merupakan bagian utama dari surat permohonan dan berisi uraian permohonan atau permintaan yang diajukan. Penulisan isi surat harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
Salam Penutup
Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat permohonan dan biasanya diawali dengan kata “Demikian permohonan ini kami sampaikan”.
Tanda Tangan
Tanda tangan berfungsi sebagai bukti otentikasi surat dan biasanya dibubuhkan oleh pejabat yang berwenang.
Nama dan Jabatan Penandatangan
Nama dan jabatan penandatangan dicantumkan di bawah tanda tangan untuk memperjelas identitas penandatangan.
Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang berisi informasi atau pengumuman penting yang perlu diketahui oleh penerima. Surat ini biasanya beredar di lingkungan kantor atau organisasi dan umumnya menggunakan format yang baku dan formal. Berikut adalah beberapa tips unik dalam menulis surat pemberitahuan:
Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas
Tulislah surat pemberitahuan dengan menggunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele dan istilah-istilah teknis yang sulit dimengerti. Pastikan informasi penting, seperti tanggal, waktu, dan tempat kegiatan, disampaikan dengan jelas dan mencolok.
Buat Judul yang Menarik
Judul surat pemberitahuan sangat penting untuk menarik perhatian pembaca dan membuat mereka tertarik membaca isi surat. Buatlah judul yang ringkas, informatif, dan semenarik mungkin. Misalnya, alih-alih hanya menulis “Pemberitahuan Rapat”, Anda dapat menggunakan judul yang lebih menarik seperti “Undangan Rapat Penting: Persiapan Acara Peluncuran Produk Baru”.
Gunakan Template yang Profesional
Untuk membuat surat pemberitahuan yang terlihat profesional, Anda dapat menggunakan template yang tersedia di aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word. Template ini biasanya sudah menyediakan format dan tata letak yang sesuai dengan standar surat dinas. Anda hanya perlu mengisi informasi yang diperlukan dan menyesuaikan desain sesuai dengan kebutuhan Anda.
Tips Tambahan
Selain tips di atas, berikut adalah beberapa tips tambahan yang dapat membantu Anda menulis surat pemberitahuan yang efektif:
Gunakan Font yang Mudah Dibaca
Pilihlah font yang mudah dibaca dan terlihat jelas, seperti Arial atau Times New Roman. Hindari penggunaan font-font yang terlalu kecil atau sulit dibaca, karena dapat membuat pembaca kesulitan memahami isi surat.
Perhatikan Kerapian dan Tata Bahasa
Pastikan surat pemberitahuan Anda rapi dan bebas dari kesalahan tata bahasa. Gunakan spasi yang cukup antara baris dan paragraf, serta periksa kembali ejaan dan tanda baca sebelum mengirim surat.
Beri Waktu Cukup
Berikan waktu yang cukup bagi penerima untuk membaca dan memahami isi surat pemberitahuan. Kirim surat setidaknya beberapa hari atau bahkan minggu sebelum acara atau kegiatan berlangsung.
Surat Izin
Pengajuan surat izin dalam dunia profesional merupakan hal yang lumrah dilakukan. Berikut tata cara membuat surat izin yang singkat dan formal:
Kop Surat
Tuliskan kop surat atau identitas lembaga/perusahaan Anda di bagian paling atas halaman.
Tanggal dan Nomor Surat
Cantumkan tanggal pembuatan surat dan nomor surat di sudut kanan atas halaman.
Tujuan Surat
Tuliskan nama dan jabatan penerima surat di bagian tengah halaman.
Salam Pembuka
Awali surat dengan salam pembuka yang sesuai, seperti “Dengan hormat” atau “Salam sejahtera”.
Isi Surat
Jelaskan maksud dan tujuan Anda mengajukan surat izin secara singkat dan jelas. Sebutkan tanggal dan durasi izin yang Anda perlukan.
Alasan Izin
Jelaskan secara singkat alasan Anda mengajukan izin.
Permohonan Izin
Sampaikan permohonan izin Anda dengan kalimat yang sopan dan persuasif, seperti “Oleh karena itu, saya mengajukan izin untuk…”
Penutup
Akhiri surat dengan ucapan terima kasih dan harapan persetujuan dari penerima surat.
Tanda Tangan
Tambahkan tanda tangan Anda di bawah nama diketik.
Surat Keterangan
Untuk membuat Surat Keterangan di Microsoft Office, ikuti langkah-langkah berikut:
1. Buka Microsoft Office Word
Jalankan Microsoft Office Word pada komputer Anda.
2. Pilih Templat Surat Keterangan
Klik tab “File” dan pilih “Baru”. Pada bilah pencarian, ketik “Surat Keterangan”. Pilih templat yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
3. Isi Data Surat
Isi data surat sesuai dengan kebutuhan, seperti nama penerima, isi keterangan, tanggal, dan tanda tangan.
4. Sesuaikan Gaya Bahasa
Untuk membuat gaya bahasa surat yang unik dan formal, Anda dapat menggunakan trik berikut:
- Gunakan huruf kapital pada awal setiap kalimat.
- Hindari penggunaan kata-kata slang atau bahasa informal.
- Gunakan frasa yang sopan dan profesional.
- Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas.
- Pastikan untuk mengeja semua kata dengan benar dan menggunakan tata bahasa yang baik.
5. Simpan dan Cetak Surat
Setelah selesai mengedit surat, simpan dokumen Anda dalam format yang sesuai. Anda dapat mencetak surat atau mengirimkannya secara elektronik.
Sebagai penutup, contoh surat dinas pendek yang telah disajikan dalam artikel ini dapat menjadi pedoman praktis bagi Anda dalam menyusun surat dinas yang efektif dan profesional. Microsoft Office menyediakan fitur-fitur canggih yang mempermudah Anda membuat surat dinas, mulai dari template yang telah disiapkan hingga alat bantu pemeriksa ejaan dan tata bahasa. Dengan mengikuti langkah-langkah yang diuraikan secara jelas dalam tutorial ini, Anda dapat membuat surat dinas pendek yang memenuhi standar dan mampu menyampaikan pesan penting organisasi Anda secara akurat dan efisien.